IT化飲食店経営

予約台帳を考える

2019年5月21日 By

随分前の事ですが、自分のお店の予約台帳を紙のノートではなく、タブレットのアプリで管理するようになりました。

自分で使ってみて、その使い心地、メリット、デメリットなど色々感じることがありましたので投稿したいと思います。

まずはアプリですが

「RESTY」

というアプリを導入しました。
予約台帳を作っている会社はたくさんありますが、数件の説明を聞いて、元々お付き合いがあったので「RESTY」に決めました。

詳しく説明はこちらで

そもそも、なぜ導入することを決めたかと言いますと、お店ではホットペッパー、食べログ、ぐるなびの三媒体のネット予約を受け付けていて、それとは別にもちろん電話での直接予約を受け付けています。

暇な日なんかは別にいいんですが、金曜日や、歓迎会、送別会、忘年会の時期なんかは本当にたくさんの予約が入ってきます。
また、たくさん予約があるほど、キャンセルや人数変更などもその分増えてきます。

それぞれの媒体には席数の在庫を登録することが出来るのですが、もちろん相互間で席数を調整してくれません。
するとすごい困るんですよね。

どういうことかと言いますと、例えば40席のお店だとします。
四人掛けのテーブルが10卓あるとすると、ホットペッパーでそのうちの6卓を24人で予約され、そのあとに食べログでそのうちの7卓を28人で予約されてしまった…と言う事が頻繁に起こってしまうんです。

もちろん、キャパシティを超えた予約になってしまうわけですから、どちらかを(ふつうは後の予約の方)お断りする必要が出てきます。
これって結構嫌な作業なんです。

それをRESTYなら、座席の在庫を自動で調整してくれて、各媒体の残り座席数も自動で閉じていってくれるんです。
残り席数以上の予約は受け付けないようにしてくれます。
これ本当に便利です。

操作自体は直感的で、スマホを使っている方ならすぐになれるようなものです。
お名前などの文字入力も、指で手書きして、その文字を拾ってくれますし、電話を受けながらで普通に予約を受けることが出来ます。

その他のメリットは

  • 電話番号、名前から何度目かの予約かがわかる
  • 見やすい(紙だと、予約が多い日、キャンセルなどが重なると見づらい)
  • 系列店との情報共有も出来る
  • オンラインなので、自分がお店にいなくても予約状況を把握できる
  • 設定すれば、予約時に伺った携帯番号へ、来店前日にSMSで確認のメールを配信する。
  • 一度予約した人の電話番号や、入力すれば会社名や、その人の好きなメニューやお気に入りの席などが保存され、それがそのまま顧客台帳となる。

などが挙げられます。

逆にデメリットはというと、やはりサービスを受けるわけですから、月額1万円位の費用が掛かってきます。
また、やはり機械なので操作に若干の慣れは必要だと思います。

あとは細かく言うと、デジタルなので融通は利かないかも?
4名席だけど、混んでるから5名座ってもらっちゃおうみたいなことは出来ません。
設定などでちょっとキャパシティに余裕を持たせるなどの対応はした方がいいかもしれません。
まあ、でもこの辺は使っているうちに上手く対応できてくるとは思いますけど。

ただ、先述したメリットから考えても、

予約台帳は断然デジタルで!

と僕自身は考えています。
あと、今思い出しましたけど、これもグルメサイト関係ですが、各グルメサイトでは送客手数料として概ね一人につき200円支払います。これが当日に実際来店されると何人か少なかったりするんですが、その都度変更の処理をしていたんです。
ですが、こちらも各媒体にログインせずに、台帳の人数の方を調整するだけで適正に直してくれます。

以上の事を参考にしてもらって、予約台帳の導入を検討してみてはいかがでしょうか?